По адресу: 117587, Москва, Варшавское шоссе, д. 116.

На основании приказа начальника Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) Онопенко Ярослава Аксентьевича от 23.03.2017 № 64

была проведена плановая выездная проверка в отношении: аппарата Совета депутатов муниципального округа Чертаново Северное.

Дата проведения проверки:

 с «11» апреля 2017 г.

 по «24»   апреля  2017 г.

 

         В ходе проведения проверки выявлены следующие сведения о проверяемом лице:

В соответствии с Законом города Москвы «Об организации местного самоуправления в городе Москве» от 06.11.2002 № 56 был образован муниципалитет внутригородского муниципального образования Чертаново Северное в городе Москве.

Организация в 2013 году стала именоваться: аппарат Совета депутатов  муниципального округа Чертаново Северное.  Деятельность организации осуществляется на основании Устава муниципального округа Чертаново Северное (решение Совета депутатов от 09.04.2013 № ЧС-01-03-34). Запись об изменении наименования внесена в Единый государственный реестр юридических лиц 21.05.2013.

         Аппарат Совета депутатов муниципального округа Чертаново Северное

является организацией, в деятельности которой образуются документы Архивного фонда Москвы, подлежащие передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив (Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив города Москвы»)[1] в установленном порядке в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[2], Законом города Москвы от 28.11.2001  № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах», договором о сотрудничестве с Главархивом Москвы от 27.02.2004, Соглашением о внесении изменений в Договор о сотрудничестве от 10.09.2014.

В процессе проверки были проведены следующие мероприятия: изучение документации, представленной организацией, осмотр помещений, в которых хранятся архивные документы, выборочная проверка фактического наличия и состояния сохранности документов, хранящихся в проверяемой организации.

         При проверке установлено следующее:

 

1. Правовое положение и штат архива

Архив как структурное подразделение не предусмотрен штатным расписанием аппарата.

В соответствии с Положением об архиве организации, архив как совокупность архивных документов, отражающих деятельность муниципального образования, имеющих практическую, культурную и историческую ценность и подлежащих постоянному хранению, имеется. Положение об архиве согласовано ЦЭПК Главархива Москвы в 2013 году (протокол от 24.10.2013 № 7).

Ответственным за ведение архива организации распоряжением аппарата Совета депутатов муниципального округа от 30 декабря 2015 года № 03-02-01 назначен главный специалист отдела по финансовым и  экономическим вопросам Кечин Михаил Викторович.

2. Условия хранения документов в архиве аппарата

В аппарате имеется помещение архива, специально приспособленное и оборудованное для хранения   архивных документов,  площадью 4,3 кв.м., которое  находится  на первом этаже  административного здания.

 

3. Учет и формирование дел в делопроизводстве аппарата

 

         Учет и формирование дел в аппарате ведется в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел на 2015 год согласована ЦЭПК Главархива Москвы (протокол от 25.11.2014 № 8).

         Комиссией Главархива Москвы было выборочно проверено формирование дел в делопроизводстве Совета депутатов и аппарата. 

В целом формирование дел в аппарате ведется в соответствии с нормативными требованиями. Обложки дел оформлены, индексы по номенклатуре дел указаны.

 

4.     Порядок поступления документов в архив

Учет архивных документов в архиве

Научно-справочный аппарат к документам

 

Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в архив аппарата на основании описей дел, утвержденных и согласованных ЭПК архивного органа. График приема-передачи дел в архив аппарата имеется. Документы постоянного хранения и по личному составу аппарата Совета депутатов муниципального округа Чертаново Северное переданы в архив аппарата  по 2014 год.

            В архиве организации хранятся документы постоянного хранения, по личному составу аппарата Совета депутатов муниципального округа Чертаново Северное и документы по личному составу районной управы района Чертаново Северное.

         К указанным документам имеется следующий учетный и научно-справочный аппарат:

1. Книга учета поступления и выбытия документов в архив – ведется с 2017 г.

2. Дело фонда, в котором имеются: положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК), паспорта архива за 2005-2016 годы, договор о сотрудничестве, дополнительное соглашение к договору о сотрудничестве с Главархивом Москвы и ГБУ «ЦГА Москвы», протоколы заседаний экспертной комиссии за 2005-2010 гг., акты приема-передачи документов на хранение в ГБУ «ЦГА Москвы», акт проверки наличия документов и др.

3. Описи дел.

аппарат  Совета депутатов Чертаново Северное:

- опись № 1 дел постоянного хранения за 2003-2014 годы в количестве  347 дел (утверждена ЦЭПК Главархива Москвы);

- опись № 1 лс дел по личному составу за 2003-2014 годы в количестве 63 дел (согласована ЦЭПК Главархива Москвы);

- опись № 2 лс дел по личному составу за 2003-2011 годы в количестве 10 дел (согласована ЦЭПК Главархива Москвы);

районная управа района Чертаново Северное:

- опись № 1 лс дел по личному составу за 1993-2002 годы в количестве 30 дел (согласована ЭПК архивного органа).

 

5. Выборочная проверка наличия и состояния дел

 

Членами комиссии Главархива Москвы в аппарате Совета депутатов  была проведена проверка фактического наличия документов постоянного хранения за 2013-2014 гг., по личному составу за 1993-2014 годы в соответствии с описями дел, утвержденными и согласованными ЭПК архивного органа, и выборочная проверка наличия документов постоянного хранения и по личному составу за 2015-2016 годы в соответствии с номенклатурами дел.

          В архиве аппарата была проведена проверка наличия дел по утвержденным и согласованным ЭПК архивного органа описям дел постоянного хранения и по личному составу.

          1) аппарат Совета депутатов муниципального округа Чертаново:

          - в соответствии с описью № 1 (продолжение) дел постоянного хранения за 2013-2014 гг.  в количестве 54 дел – все в наличии;

            - в соответствии с описью № 1 лс дел по личному составу за 2003-2014 годы в количестве 63 дел - все в наличии;

            - в соответствии с описью № 2 лс дел по личному составу за 2003-2011 годы в количестве 10 дел – все в наличии;

            2)  Районная управа района Чертаново Северное:

- в соответствии с описью № 1 лс дел по личному составу за 1993-2002 годы в количестве 30 дел – все в наличии;

            Физическое состояние дел, внесенных в описи, удовлетворительное. Все дела переплетены, в конце каждого дела имеется лист-заверитель, обложки оформлены.

2. В аппарате выборочная проверка наличия дел за 2015-2016 годы  проводилась в соответствии с номенклатурами дел.

В аппарате  были выборочно проверены документы постоянного хранения за 2015-2016 годы:

Протоколы заседаний Совета депутатов:

за 2015 год: протоколы №№ 44 – 60 - в наличии (нумерация протоколов валовая за ряд лет);

за 2016 год: протоколы №№ 61 – 79 - в наличии (нумерация протоколов валовая за ряд лет).

Решения Совета депутатов:

за 2015 год: решения №№ ЧС-01-03-1 – ЧС-01-03-120 - в наличии.

за 2016 год: решения №№ ЧС-01-03-1 – ЧС-01-03-117 - в наличии.

Протоколы заседаний Комиссии по развитию самоуправления Совета депутатов:

за 2015 год: протоколы №№ 1 –4  - в наличии;                                        

за 2016 год: протоколы №№ 1 –4  - в наличии.

отчеты о работе Комиссии за 2015-2016 гг. – в наличии.

Протоколы заседаний Комиссии по культуре и социальной политике Совета депутатов:

за 2015 год: протоколы №№ 1 –4  - в наличии;                                        

за 2016 год: протоколы №№ 1 –5  - в наличии.

отчеты о работе Комиссии за 2015-2016 гг. – в наличии.

Протоколы заседаний комиссии по экологии, землепользованию и градостроительству Совета депутатов:

за 2015 год: протоколы  - в наличии (нумерация не присваивалась);     

за 2016 год: протоколы  - в наличии  (нумерация не присваивалась).

отчеты о работе Комиссии за 2015-2016 гг. – в наличии.

Протоколы заседаний  Бюджетно-финансовой  Комиссии  Совета депутатов:

за 2015 год: протоколы  - в наличии (нумерация не присваивалась);     

за 2016 год: протоколы  - в наличии  (нумерация не присваивалась).

отчеты о работе Комиссии за 2015-2016 гг. – в наличии.

Постановления аппарата СД МО  по основной деятельности:

за 2015 год №№ 02-01-06-1– 02-01-06-26 – в наличии;

за 2016 год №№ 02-01-06-1– 02-01-06-26 – в наличии.

Имеется журнал регистрации постановлений аппарата  по основной деятельности за  2015-2016 гг.

Распоряжения аппарата СД МО по основной деятельности:

за 2015 год №№ 02-01-04-1– 02-01-04-12 – в наличии;

за 2016 год №№ 02-01-04-1– 02-01-04-9 – в наличии;

Имеется журнал регистрации распоряжений аппарата  по основной деятельности за  2015-2016 гг.

Штатное расписание на 2015-2016 годы – в наличии.

Росписи доходов и расходов и документы по ее изменению на 2015-2016 годы – в наличии.

Отчеты о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований (Ф. 14 МО) за 2015-2016 годы – в наличии.

Годовые бухгалтерские отчеты за 2015-2016 гг. – в наличии. 

Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам в фонд социального страхования (ф. 4-ФСС РФ) за 2015-2016 годы – в наличии.

Статистические отчеты о заработной плате, численности и движении работников (ф. П-4) за 2015-2016 годы – в наличии.

Годовые статистические отчеты о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала (ф. № 1-Т (ГМС)) за 2015-2016 годы – в наличии.

Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) некоммерческих организаций (ф. № -11-краткая) за 2015-2016 годы – в наличии.

Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (ф. РСВ-1 ПФР) за 2015-2016 годы – в наличии.

Сведения об исполнении бюджета муниципального образования (местного бюджета) форма № 1-МБ за 2015-2016 годы – в наличии.

В аппарате были выборочно проверены документы по личному составу за 2015-2016 годы.

Приказы по личному составу:

за 2015 год №№ 03-02-1 – 03-02-21- в наличии;

за 2016 год №№ 03-02-1 – 03-02-20- в наличии;

Имеется  журнал  регистрация приказов по личному составу за 2015-2016 гг.

Реестры сведений о доходах физических лиц за 2015-2016 годы – в наличии.

Также комиссии были представлены карточки-справки по заработной плате работников  за 2015-2016 годы; личные карточки (Ф. Т-2), личные дела муниципальных служащих, в том числе уволенных – в наличии.

В аппарате ведутся следующие учетные журналы и книги:

- журнал учета личных дел муниципальных служащих.

 

6.Экспертиза ценности документов организации 

 

В аппарате действует Экспертная комиссия (ЭК). Положение об ЭК согласовано ЦЭПК Главархива Москвы в 2013 году (протокол от 24.10.2013    № 7).

Заседания ЭК проводятся и протоколируются. На заседаниях комиссии рассматривались вопросы согласования номенклатур дел, положений об архиве и ЭК, описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

 

7. Передача дел на постоянное хранение

Проверяемая организация включена в список организаций – источников комплектования ГБУ «ЦГА Москвы», т.е. документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности организации, относятся к составу Архивного фонда Москвы и должны передаваться на хранение в упорядоченном виде в ГБУ «ЦГА Москвы» в установленные сроки (по истечении пятилетнего срока хранения в организации).

На хранение в ГБУ «ЦГА Москвы» переданы документы постоянного хранения ВМО Чертаново Северное  по 2012 год  (акт приема-передачи дел  от 23.01.2017; фонд № Р-3565).

Сроки временного хранения в организации документов Архивного фонда Москвы соблюдаются (ст. 22 Федерального закона).

 

8. Использование документов архива

 

Документы, образовавшиеся в деятельности аппарата, в основном используются муниципальными служащими для справочной работы.

 

По итогам данной проверки в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, зарегистрированных Министерством юстиции Российской Федерации 07.09.2015 № 38830)

нарушений обязательных требований не выявлено.

[1] Далее – ГБУ «ЦГА Москвы»

[2] Далее – Федеральный закон